In questo articolo tratteremo le regole di redazione di un verbale di assemblea dei soci, ed in particolare il contenuto formale ed essenziale di questo documento. Ricordiamo che con il gestionale per associazioni Assimplo, potete facilmente gestire la vostra associazione, preparare i verbali, tenere la contabilità, comunicare con i vostri associati, tramite mail e app mobile, ed informarli sulle attività associative.

Poteri dell'assemblea dei soci e regole di convocazione

L’assemblea dei soci è, con il consiglio direttivo, l’organo principale di un’associazione. Si riunisce almeno una volta all’anno in via ordinaria, per approvare il bilancio annuale ed eventualmente nominare lo stesso consiglio direttivo. In via straordinaria, decide sulle modifiche dello statuto associativo e sullo scioglimento dell’associazione.

L’assemblea viene convocata tramite avviso, inviato con congruo preavviso a tutti i soci. La convocazione dovrà riportare la data, l’ora della prima e della seconda convocazione, il luogo della riunione, oltre all’ordine del giorno, cioè gli argomenti da trattare.

La convocazione dell’assemblea è compito del consiglio direttivo, ma anche un numero determinato di soci potrà chiedere la sua convocazione, per discutere di determinati argomenti. In merito, vale quanto previsto dallo statuto associativo.

L’assemblea ordinaria in seconda convocazione, è regolarmente costituita qualunque sia il numero dei soci presenti. Naturalmente, è sempre consigliabile la presenza di un minimo di soci e non dei soli componenti del consiglio direttivo. Diversamente, l’assemblea straordinaria è costituita con la presenza di una maggioranza qualificata di soci, prevista dallo statuto.

Contenuto del verbale di assemblea dei soci

Il verbale dovrà riportare il numero di soci presenti e dichiarare la riunione valida per procedere alle deliberazioni. Dovrà inoltre riportare l’ordine del giorno.

Successivamente, si dovrà dare atto della discussione sugli argomenti da votare e della successiva procedura di messa ai voti sui singoli ordini. Il verbale dovrà riportare i risultati delle votazioni.

Il verbale dovrà essere sottoscritto da tutti i soci presenti tramite apposito foglio firma. Quindi, non è sufficiente la sola firma del presidente dell’associazione e del segretario.

Se previsto dallo statuto, l’assemblea potrà tenersi anche a distanza, in forma telematica. In tal caso è necessario utilizzare un mezzo che permetta la sicura identificazione di tutti i partecipanti all’assemblea, oltre a permettere di verificare il risultato delle votazioni.

I verbali di assemblea dei soci devono essere conservati presso la sede legale dell’associazione.

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