Come funziona la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema per emettere, inviare e recapitare la fattura senza usare carta. Questo processo prevede la creazione digitale di un documento in formato XML, contenente una serie di parametri ed informazioni obbligatorie indicate dall'Agenzia delle Entrate. Una volta compilata la fattura, i software di fatturazione appongono su di essa la firma digitale, che rende immodificabile il contenuto nel documento.
La fattura viene poi inviata al Sistema di Interscambio (SdI), che la recapita infine al destinatario. Il SdI controlla che la fattura presenti tutti i dati e che codice fiscale e partita IVA siano realmente esistenti. Una volta effettuato questo controllo, invia la fattura al destinatario.
Vantaggi della fattura elettronica
La fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Risparmio di tempo e denaro: La creazione, l'invio e l'archiviazione delle fatture sono processi più rapidi e meno costosi rispetto alla fatturazione tradizionale.
- Riduzione del consumo di carta: Questo sistema elimina la necessità di stampare, spedire e conservare documenti cartacei.
- Maggiore efficienza nei processi amministrativo-finanziari: L'acquisizione della fattura sotto forma di file XML può rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall'acquisizione manuale dei dati.
- Maggiore trasparenza nelle transazioni: La fatturazione elettronica facilita il controllo delle fatture emesse.
- Contrasto all'evasione fiscale: La fatturazione elettronica permette un controllo più efficace del flusso di denaro tra le aziende, contribuendo a ridurre l'evasione fiscale.
- Certezza della data di emissione e consegna della fattura: Poiché la fattura viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI, si incrementa l'efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.
- Vantaggi fiscali: Per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l'Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, viene meno l'obbligo di tenere i registri Iva. Inoltre, per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni.
Recapitare la fattura elettronica al destinatario
Tutte le fatture emesse, vengono firmate digitalmente e inviate all'Agenzia delle Entrate. Successivamente il Sistema di Interscambio conosciuto anche come SdI, le inoltra al recapito del destinatario, ossia il suo Cassetto Fiscale.
Successivamente lo SdI inoltra la fattura elettronica verso la pec o il gestionale identificato dal codice SdI del destinatario.
Se la fattura elettronica non viene recapitata correttamente, il Sistema di Interscambio (SdI) avvisa l'emittente con una notifica di Mancata Consegna. L'emittente è quindi tenuto a segnalare il problema al destinatario, inviando una copia della fattura, in formato PDF o cartaceo.
I motivi della mancata consegna di una fattura elettronica
Un motivo comune che determina la mancata consegna della fattura elettronica è la mancanza della registrazione dell'indirizzo telematico presso l'apposito registro dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi). In questo caso, si potrebbero avere diversi errori, come "Codice destinatario errato", "PEC sbagliata", "PEC piena o disattiva", ecc.
Se la fattura è intestata a una Pubblica Amministrazione, il SdI tenterà invii successivi nei 10 giorni a seguire. Se la fattura è intestata a privati o a imprese, l'invio verrà tentato per 6 volte, a una distanza minima di 12 ore, entro 6 giorni.
In ogni caso, il SdI presenta il file XML della fattura non consegnata in un'area specifica del Cassetto Fiscale del destinatario. Sotto la voce "Dati rilevanti ai fini IVA" sarà possibile quindi, per il destinatario, consultare l'XML.
NOTA: se si riceve un messaggio di mancata consegna (Inviata MC) la fattura risulta comunque regolarmente emessa e valida ai fini fiscali.
Assimplo - come utilizzare la Fatturazione Elettronica sul gestionale
Se usi già Assimplo come gestionale per la tua Associazione, troverai la procedura di Fatturazione Elettronica già integrata nella pagina delle tue Fatture emesse.
Puoi generare la Fattura semplice dal Foglio Cassa, oppure puoi generare una Fattura multipla con diverse voci, direttamente dalla pagina della lista Fatture.
Una volta generata la fattura, potrai inviarla digitalmente al Sdi in formato XML. Ti basterà aprire il menù "Azioni" in corrispondenza di ogni Fattura, per poi selezionare la voce "Invia a SDI".
Assimplo ti avvisa con apposito messaggio che questa operazione non potrà essere annullata, quindi ti propone la possibilità di modificare la Fattura.
Assicurati di aver inserito correttamente la Partita IVA o il Codice Fiscale del destinatario.
NOTA: non hai bisogno di indicare il codice destinatario, infatti il dato da noi utilizzato per la corretta trasmissione delle informazioni al fine della fatturazione elettronica è la partiva IVA, o il codice fiscale in caso di privato.
Assicurati di aver configurato correttamente i tuoi dati in Assimplo, nella sezione Associazione > Dati associazione.
In questa pagina, presta attenzione al riquadro: Fatturazione elettronica. Qui dovrai indicare il Regime Fiscale utilizzato dalla tua Associazione e la Partita IVA. Inoltre dovrai inserire uno o più codici IBAN, che utilizzi per ricevere pagamenti.
NOTA: il codice IBAN deve essere indicato obbligatoriamente nel file XML della fattura elettronica in caso che il pagamento con bonifico.
Tipi di pagamento attualmente supportati e come questi saranno indicati nella fattura elettronica:
| Tipo Assimplo | Codice FE | Tipo FE |
| Generico - contanti | MP01 | contanti |
| Banca | MP05 | bonifico |
| Cassa | MP01 | contanti |
| Posta | MP05 | bonifico |
| Ricarica | MP08 | carta di pagamento |
| Banca 2 | MP05 | bonifico |
| Posta 2 | MP05 | bonifico |
| Conto online | MP08 | carta di pagamento |
| PayPal | MP08 | carta di pagamento |
| Carte di pagamento | MP08 | carta di pagamento |
| Cassa 2 | MP01 | contanti |
| Assegno | MP02 | assegno |
Se hai la necessità di utilizzare ulteriori metodi di pagamento, inviaci pure una richiesta e provvederemo ad inserirli.
Assimplo - utilizzo corretto delle tasse e del Riferimento Normativo
Nel gestionale trovi già configurate le aliquote più utilizzate con il corretto Riferimento Normativo in caso di IVA pari a 0. Tuttavia puoi confiurare ulteriori tassazioni a tua discrezione.
Di seguito vedi le aliquote IVA predefinite in Assimplo
| Aliquota | Descrizione |
| 0 % | Non soggette - altri casi |
| 0 % | Non soggette ad IVA ai sensi degli artt. Da 7 a 7-septies del DPR 633/72 |
| 0 % | Escluse ex Art. 15 del DPR 633/72 |
| 0 % | Esente Art. 10 DPR 633/72 |
| 22 % | |
| 10 % | |
| 5 % | |
| 4 % |
Quando applichi un'aliquota iva pari a zero, devi anche indicare il riferimento normativo che stai utilizzando nella transazione. In Assimplo puoi configurare un numero indefinito di aliquote di valore 0 alle quali puoi associare un riferimento normativo indicato in descrizione come testo libero a tua discrezione.
Inoltre, per essere a norma con la Fatturazione Elettronica, potrai indicare un valore nel campo Natura, selezionabile tra quelli previsti dall'Agenzia delle Entrate. Vedi la tabella di seguito.
| Codice FE Natura | Descrizione Natura |
| N1 | Escluse ex art. 15 |
| N2.1 | Non soggette ad IVA |
| N2.2 | Non soggette – altri casi |
| N3.1 | non imponibili – esportazioni |
| N3.2 | non imponibili – intracomunitarie |
| N3.3 | non imponibili – San Marino |
| N3.4 | non imponibili – cessioni |
| N3.5 | non imponibili – dichiarazioni d’intento |
| N3.6 | non imponibili – altre operazioni |
| N4 | Esente IVA |
| N5 | regime del margine |
| N6.1 | reverse c. – rottami |
| N6.2 | reverse c. – oro e argento |
| N6.3 | reverse c. – subappalto edile |
| N6.4 | reverse c. – cessione fabbricati |
| N6.5 | reverse c. – cellulari |
| N6.6 | reverse c. – prodotti elettronici |
| N6.7 | reverse c. – comparto edile |
| N6.8 | reverse c. – settore energetico |
| N6.9 | reverse c. – altri casi |
| N7 | IVA assolta in altro stato UE |
Assimplo - controllo sulla correttezza dei dati in Fattura Elettronica
Dopo aver selezionato "Invia a SDI" dalla tendina delle "Azioni", Assimplo fa una verifica preliminare del documento. In particolare controlla la presenza dei dati di fatturazione dell'Associazione e nel caso manchi qualcosa ti mostra un messaggio. Dovrai correggere o inserire i dati mancanti prima di tentare nuovamente l'invio.
NOTA: i dati presenti nei campi relativi all'indirizzo di fatturazione, saranno gli unici dati utilizzati per la fattura elettronica. Quindi assicurati che siano correttamente impostati nella sezione Associazione > Dati associazione.
Assimplo - visualizzare l'esito dell'invio al SdI
Una volta inviata la Fattura Elettronica al SdI, dovrai attendere qualche minuto, a volte qualche ora per ricevere l'esito.
I messaggi di risposta del SdI sono visibili nell'apposita colonna in lista Fatture. Dopo 10 minuti dall'invio, potrai utilizzare l'apposito bottone per forzare l'aggiornamento dello stato di una fattura. Se non vedi il bottone significa che non ci sono altri stati possibili per questa fattura, oppure significa che non sono ancora passati 10 minuti dall'ultimo aggiornamento.
Assimplo - scaricare il file XML della Fattura Elettronica
Per scaricare il file in formato XML della fattura che hai inviato al Sdi, ti basta aprire la tendina "Azioni" e selezionare la voce "Scarica XML". Questo file può essere utilizzato nel gestionale del Commercialista o per la distribuzione digitale della tua fattura, in modo che i dati in essa contenuti siano leggibili dai software di contabilità.
Olte al file xml trovi anche il comando per scaricare il file P7M che contiene la firma digitale. Questo file necessita di lettori specifici per poter essere letto e visualizzato.
NOTA: ricorda che è sempre possibile scaricare il formato PDF della fattura o inviarlo via mail come "copia di cortesia" sebbene questo formato più leggibile, sia privo di valenza fiscale ai sensi dell'art. 21 Dpr 633/72.
IMPORTANTE: le note che inserisci in una fattura saranno visibili solo nel formato PDF. Questo campo infatti non è accettato dall'Agenzia delle Entrate in una Fattura Elettronica.
Assimplo - Fatture Elettroniche Passive
Per visualizzare e scaricare le fatture passive, presenti nel tuo Cassetto Fiscale, potrai utilizzare l'apposita pagina "Fatture Passive" accessibile dal menù, sotto la sezione Contabilità.