In questo articolo tratteremo la comunicazione tra l’associazione e i suoi associati, ed in particolare quali informazioni devono essere obbligatoriamente comunicate, con che modalità e con che contenuto essenziale. Ricordiamo che con il software gestionale per associazione Assimplo, potete facilmente comunicare con i vostri associati, tramite mail e app mobile, ed informarli sulle attività associative.

Regole generali per la comunicazione tra associazione e soci.

Le associazioni sono per definizione enti collettivi e partecipativi. La loro finalità è raggiungere uno scopo e gestire delle attività svolte da un certo numero di partecipanti, che vengono associati. Quindi un’associazione deve avere una base di soci più o meno ampia, che non può ridursi ai soli componenti del consiglio direttivo.

In quest’ambito, c’è una regola di base che condiziona tutte le comunicazioni tra l’associazione e i suoi soci, ed è il principio della democraticità della struttura associativa. Secondo questa fondamentale regola, nell’ambito della gestione dell’associazione tutti i soci devono avere gli stessi diritti e doveri, quindi anche quello di partecipare alle assemblee, di votare per l’approvazione del bilancio e per la nomina degli organi decisionali, oltre a candidarsi, ad esempio come componente del consiglio direttivo. Inoltre, tutti i soci hanno il diritto di essere informati in merito la vita associativa, le iniziative e le attività proposte.

Vediamo di seguito quali sono le comunicazioni fondamentali nell’ambito della gestione associativa.

Avviso di convocazione dell’assemblea dei soci

L’avviso di convocazione dell’assemblea dei soci, che deve prevedere il giorno, il luogo, l’ora della prima e della seconda convocazione, oltre all’ordine del giorno, cioè gli argomenti su cui votare. Se nel corso dell’assemblea si deve approvare il bilancio annuale, questo dovrà essere allegato all’avviso di convocazione. Se invece deve essere eletto il consiglio direttivo, l’avviso di convocazione dovrà indicare i nomi dei candidati;

Informazioni sulle iniziative e sulle attività svolte dell’associazione

L’associazione deve informare i soci delle iniziative svolte e delle attività proposte, ed in generale della vita associativa, in modo da permettere la loro libera partecipazione;

Responso alla richiesta di adesione all’associazione

Il consiglio direttivo deve comunicare all’aspirante socio, in forma scritta, l’approvazione della sua richiesta d’iscrizione o il diniego;

Presa visione dei documenti associativi da parte degli associati

Su richiesta di qualsiasi socio, devono essere resi disponibili copia dello statuto associativo, dei verbali di assemblea dei soci e dei bilanci annuali.

Ricordiamo che il software per associazioni Assimplo permette di gestire facilmente ed in modo economico le iscrizioni, l’amministrazione, la contabilità e le comunicazioni di un qualsiasi ente associativo.