In questo articolo vedremo quali sono i documenti che i responsabili di un’associazione devono tenere e conservare per una corretta gestione. Ricordiamo che con il gestionale per associazioni Assimplo, potete facilmente gestire la vostra associazione, preparare i verbali, tenere la contabilità, emettere le ricevute, comunicare con i vostri associati, tramite mail e app mobile, ed informarli sulle attività associative.
Per la corretta amministrazione e gestione di un’associazione, i responsabili dovranno preparare e conservare determinati libri sociali e documenti contabili, che sono considerati obbligatori ed essenziali.
La lista soci.
E' un documento dove sono elencati i nominativi e i dati anagrafici e di contatto di tutti gli associati iscritti in un determinato momento. Dovrà riportare il nome e cognome dei soci, l’indirizzo di residenza, la mail di contatto, il codice fiscale. La lista può essere tenuta anche in formato elettronico, Da stampare in caso di necessità punto la lista soci andrà sempre aggiornata, dato che da dalla qualifica di socio, derivano precisi diritti e doveri nell’ambito della vita associativa, oltre che determinati benefici fiscali per la stessa associazione.
I verbali di Consiglio Direttivo.
Sono un riassunto dello svolgimento delle riunioni e delle decisioni prese dal consiglio direttivo, che è l’organo esecutivo dell’associazione virgola e che decide in merito alle attività e alle iniziative da organizzare, alle entrate e alle uscite straordinarie. Solitamente il consiglio direttivo si riunisce una volta al mese o ogni due mesi. Nel verbale si annotano le presenze, l’ordine del giorno, lo svolgimento della discussione , le votazioni e il relativo risultato. Il verbale andrà sottoscritto da tutti i consiglieri presenti e conservato presso la sede legale dell’associazione.
I verbali di assemblea dei soci.
Sono riassunto delle riunioni e delle decisioni prese dall’assemblea degli associati, che si riunisce almeno una volta all’anno per approvare il bilancio annuale. Inoltre, a scadenze stabilite, vota e rinnova i componenti del consiglio direttivo, ed in via straordinaria modifica lo statuto associativo o scioglie l’associazione. Nel verbale si annotano i soci presenti , l’ordine del giorno , lo svolgimento della discussione, le votazioni e relative risultato. Il verbale andrà sottoscritto da tutti i soci presenti e conservato presso la sede legale dell’associazione.
La lista dei soci volontari.
Questa lista è obbligatoria per gli enti del terzo settore e deve essere tenuta ed aggiornata dai responsabili amministrativi dell’associazione . I soci volontari Sono quelli che svolgono attività a favore dell’associazione in modo del tutto gratuito, per esempio nell’ambito della gestione amministrativa o nell’organizzazione delle attività e delle iniziative. I soci volontari possono ricevere solo un rimborso spese. Da tale qualifica derivano determinati obblighi a carico dell’associazione , come la necessità di assicurare tali soci.
I fogli cassa.
Sono dei documenti contabili che elencano tutte le entrate e le uscite dell’associazione in un determinato periodo, come ad esempio un giorno , una settimana , o un mese . Dovranno riportare la data dell’entrata o dell’uscita, la causale virgola e la somma.
Il bilancio annuale.
È il principale documento contabile dell’associazione, che dà conto di tutte le entrate e le uscite, ordinarie e straordinarie, raggruppate per voci di causale. Per le semplici associazioni, cioè quelle con gli atti registrati all’agenzia delle entrate, non ha un contenuto formale stabilito dalla legge. L’importante è che descriva e sintetizzi in modo chiaro e corretto la situazione patrimoniale dell’associazione. Diversamente, gli enti del terzo settore dovranno utilizzare uno specifico schema di bilancio, di approvazione ministeriale. Il bilancio dovrà essere approvato annualmente dall’assemblea dei soci e conservato presso la sede legale dell’associazione.
Ricordiamo che il software per associazioni Assimplo permette di gestire facilmente ed in modo economico le iscrizioni, l’amministrazione, la contabilità e le comunicazioni di un qualsiasi ente associativo.