In questo articolo tratteremo le procedure e i consigli per una buona gestione di un’associazione. Si premette che l’amministrazione di un ente no profit è molto semplice e non necessita dell’assistenza di un commercialista, specialmente se l’attività è integralmente non commerciale, cioè quella statutaria svolta con i soci tramite il codice fiscale dell’associazione. Nell’ambito della gestione dell’associazione, particolare attenzione dovrà essere posta alla procedura di iscrizione degli associati, alla convocazione e allo svolgimento dell’assemblea dei soci e del consiglio direttivo, alla predisposizione del bilancio e alla tenuta di una semplice contabilità. Ricordiamo che con il gestionale per associazioni Assimplo, potete facilmente gestire la vostra associazione, preparare i verbali, tenere la contabilità, comunicare con i vostri associati, tramite mail e app mobile, ed informarli sulle attività associative.

ISCIZIONE DEI SOCI

I soci sono tutti coloro che, condividendo pienamente i fini e l'attività dell'associazione, hanno presentato domanda scritta, accettata dal Consiglio Direttivo o dall'assemblea, dichiarando:

• di voler partecipare alla vita associativa;
• di accettare, pienamente e senza riserve, lo Statuto ed i principi etici in esso contenuti; di accettare le attività, le finalità e il metodo dell’Associazione.

Solitamente il consiglio direttivo ha un certo lasso di tempo per confermare o negare l'adesione. L'eventuale diniego deve essere motivato ed è comunque ammesso reclamo all'assemblea, qualora sia il consiglio direttivo a deliberare l'ammissione a socio.

Il consiglio direttivo dovrà tenere una lista soci, con le generalità di tutte le persone iscritte all’associazione

ASSEMBLEA DEI SOCI

L’Assemblea dei soci è l’organo sovrano dell’associazione. E’ composta da tutti i soci in regola con il versamento della quota sociale e dei contributi annuali e che, alla data dell’avviso di convocazione, risultino iscritti nel Libro soci.

L’assemblea è convocata dal Presidente, almeno una volta all’anno, ed ogni qualvolta egli lo ritenga opportuno ed è presieduta dal Presidente. La convocazione dell'assemblea può essere comunque richiesta da almeno un\decimo dei soci.

La convocazione dell’assemblea è effettuata con comunicazione agli associati, almeno quindici giorni prima della data fissata per l’assemblea di prima convocazione, e deve contenere l’ordine del giorno, la data, l'ora e il luogo di riunione. Nella stesso avviso di convocazione dell’assemblea, può essere fissato un giorno ulteriore per la seconda convocazione.

L’assemblea ordinaria delibera:

• l’elezione del consiglio direttivo;
• l’approvazione del rendiconto contabile economico finanziario e della relazione annuale;
• il programma annuale delle attività;
• sugli argomenti posti alla sua attenzione dal Consiglio Direttivo;

In prima convocazione, l’assemblea ordinaria è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. L’assemblea delibera, sugli argomenti posti all’ordine del giorno, a maggioranza assoluta, vale a dire con il voto favorevole di metà più uno dei votanti.

L’Assemblea straordinaria delibera:

• sulle richieste di modifica dello Statuto;
• sullo scioglimento dell’Associazione;
• sulla nomina del liquidatore.

Riguardo le modifiche dello statuto, l’assemblea straordinaria è regolarmente costituita con la presenza di almeno i tre quarti degli associati (maggioranza modificabile dallo statuto) e delibera a maggioranza dei presenti. Riguardo lo scioglimento dell'associazione e la nomina del liquidatore, l'assemblea straordinaria delibera con il voto favorevole di almeno i tre\quarti degli associati.

Le riunioni dell’Assemblea devono risultare da apposito verbale,  trascritto nel libro delle delibere dell’Assemblea dei soci.

Della riunione e delle votazione si dovrà dare atto tramite un verbale, firmato dai soci presenti, che dovrà essere conservato a cura del consiglio direttivo.

CONSIGLIO DIRETTIVO

L’Associazione è amministrata dal Consiglio Direttivo, composto da membri designati fra tutti gli associati aventi diritto al voto. Le riunioni del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente ed in sua assenza da un membro del Consiglio Direttivo.

Le sedute sono valide quando sia presente la maggioranza dei componenti e le deliberazioni sono prese a maggioranza semplice dei presenti.

Sono compiti del Consiglio Direttivo:

1. prevedere i criteri di ammissione dei nuovi soci e accogliere o respingere le domande di ammissione dei Soci;
2. adottare provvedimenti disciplinari;
3. compilare il rendiconto contabile annuale e la relazione annuale al rendiconto contabile;
4. eleggere al proprio interno il presidente,  il vicepresidente, il segretario e il tesoriere;
5. curare gli affari di ordine amministrativo; assumere personale dipendente; stipulare contratti di lavoro, conferire mandati di consulenza;
6. approvare il programma dell’Associazione;
7. fissare il regolamento per il funzionamento e l’organizzazione interna dell’Associazione;
8. aprire rapporti con gli Istituti di credito; curare la parte finanziaria dell’Associazione, sottoscrivere contratti per mutui e finanziamenti e quant’altro necessario per il buon funzionamento dell’Associazione.
9. ratificare o modificare i provvedimenti adottati dal presidente per motivi di necessità ed urgenza.
10. determinare e deliberare i rimborsi delle spese a responsabili e organizzatori dell'attività dell'associazione e per coloro che svolgono le attività amministrative, dirigenziali  e di segreteria.

Della riunione e delle votazione si dovrà dare atto tramite un verbale, firmato dai consiglieri presenti.

IL BILANCIO

Ogni anno il Consiglio Direttivo predispone il rendiconto contabile economico-finanziario dal quale devono risultare con chiarezza e precisione le entrate suddivise per voci analitiche, i beni, i contributi, i lasciti ricevuti,  le spese e gli oneri sostenuti suddivisi per voci analitiche.

Il rendiconto contabile deve essere accompagnato da una relazione illustrativa predisposta dal Consiglio direttivo, che dia testimonianza delle attività dell'associazione, degli eventi e delle iniziative organizzate, dell'attività di volontariato e favore di bisognosi. Entrambi i documenti devono essere sottoposti all’approvazione dell’Assemblea entro e non oltre quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Il rendiconto e la relazione devono essere depositati presso la sede sociale nei quindici giorni precedenti la data fissata per la loro approvazione, a disposizione di tutti i soci.

CONTABILITA’

Riguardo la contabilità dell’attività non commerciale (cioè l’attività statutaria svolta con i soci), si consiglia di tenere una prima nota cassa dove andranno annotate tutte le entrate e le uscite. In tal caso basteranno le singole entrate e uscite con la data l’importo e la causale. Inoltre, i responsabili dell’associazione dovranno conservare gli scontrini e le fatture fiscali relativi agli acquisti e le ricevute relative ai corrispettivi incassati dai soci o dai donatori.

Ricordiamo che il software per associazioni Assimplo permette di gestire facilmente ed in modo economico le iscrizioni, l’amministrazione, la contabilità e le comunicazioni di un qualsiasi ente associativo.