In questo articolo tratteremo le procedure e i consigli per una buona gestione di un ente del terzo settore (ETS, APS,ODV), cioè un ente iscritto nel relativo registro (RUNTS). Si premette che l’amministrazione di un ente del terzo settore è molto semplice e non necessita dell’assistenza di un commercialista, specialmente in due casi: quando l’attività svolta è integralmente non commerciale (cioè l’attività di interesse generale prevista dall’articolo 5 del Codice del Terzo Settore) e quando i ricavi complessivi dell’ente non superano la soglia di 300.000 euro (trecentomila) all’anno. Ricordiamo che con il gestionale per associazioni Assimplo, potete facilmente gestire un ente del terzo settore (anche APS e ODV), preparare i verbali, tenere la contabilità, comunicare con i vostri associati, tramite mail e app mobile, ed informarli sulle attività associative.

DOCUMENTI OBBLIGATORI PER GLI ETS

Il codice del terzo settore prevede per gli ETS l’obbligo della tenuta di determinati libri sociali. Questi sono: il libro soci, il libro delle adunanze dell’assemblea dei soci, il libro delle adunanze del consiglio direttivo, il registro dei volontari, il libro delle adunanze dell’organo di controllo (se previsto o necessario). In relazione al loro contenuto, sono consigliate le seguenti regole: è opportuno procedere alla loro relazione e aggiornamento in maniera tempestiva;  nei verbali devono essere riportate le informazioni in modo completo, ordinato, senza abrasioni e cancellature; nei verbali vanno riportati anche i fogli presenza firmati dai partecipanti.

Questi documenti devono essere conservati presso la sede legale dell’ente del terzo settore. Inoltre per tali libri non è necessaria una bollatura o vidimazione, anche se è consigliata la numerazione progressiva. I documenti possono essere tenuti, oltre che in formato cartaceo, anche in formato digitale , pur tenendo conto che i verbali devono essere sempre stampati e firmati dai partecipanti alla riunione.

Gli associati hanno sempre il diritto di esaminare i libri sociali secondo le modalità previste dall’atto costitutivo dello statuto. Quindi il consiglio direttivo dell’ente del terzo settore deve permettere la loro consultazione da parte dei soci.

ISCIZIONE DEI SOCI

I soci sono tutti coloro che, condividendo pienamente i fini e l'attività dell'ente del terzo settore, hanno presentato domanda scritta, accettata dal Consiglio Direttivo o dall'assemblea, dichiarando:

• di voler partecipare alla vita associativa;
• di accettare, pienamente e senza riserve, lo Statuto ed i principi etici in esso contenuti; di accettare le attività, le finalità e il metodo dell’Associazione.

Solitamente il consiglio direttivo ha un certo lasso di tempo per confermare o negare l'adesione. L'eventuale diniego deve essere motivato ed è comunque ammesso reclamo all'assemblea, qualora sia il consiglio direttivo a deliberare l'ammissione a socio. Il consiglio direttivo dovrà tenere una lista soci, con le generalità di tutte le persone iscritte all’associazione

ASSEMBLEA DEI SOCI

L’Assemblea dei soci è l’organo sovrano dell’ente del terzo settore. E’ composta da tutti i soci in regola con il versamento della quota sociale e dei contributi annuali e che, alla data dell’avviso di convocazione, risultino iscritti nel Libro soci.

L’assemblea è convocata dal Presidente, almeno una volta all’anno, ed ogni qualvolta egli lo ritenga opportuno ed è presieduta dal Presidente. La convocazione dell'assemblea può essere comunque richiesta da almeno un\decimo dei soci.

La convocazione dell’assemblea è effettuata con comunicazione agli associati, almeno quindici giorni prima della data fissata per l’assemblea di prima convocazione, e deve contenere l’ordine del giorno, la data, l'ora e il luogo di riunione. Nella stesso avviso di convocazione dell’assemblea, può essere fissato un giorno ulteriore per la seconda convocazione.

L’assemblea ordinaria delibera:

• l’elezione del consiglio direttivo;
• l’approvazione del rendiconto contabile economico finanziario e della relazione annuale;
• il programma annuale delle attività;
• sugli argomenti posti alla sua attenzione dal Consiglio Direttivo;

In prima convocazione, l’assemblea ordinaria è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. L’assemblea delibera, sugli argomenti posti all’ordine del giorno, a maggioranza assoluta, vale a dire con il voto favorevole di metà più uno dei votanti.

L’Assemblea straordinaria delibera:

• sulle richieste di modifica dello Statuto;
• sullo scioglimento dell’Associazione;
• sulla nomina del liquidatore.

Riguardo le modifiche dello statuto, l’assemblea straordinaria è regolarmente costituita con la presenza di almeno i tre quarti degli associati (maggioranza modificabile dallo statuto) e delibera a maggioranza dei presenti. Riguardo lo scioglimento dell'associazione e la nomina del liquidatore, l'assemblea straordinaria delibera con il voto favorevole di almeno i tre\quarti degli associati.

Le riunioni dell’Assemblea devono risultare da apposito verbale,  trascritto nel libro delle delibere dell’Assemblea dei soci. Della riunione e delle votazione si dovrà dare atto tramite un verbale, firmato dai soci presenti, che dovrà essere conservato a cura del consiglio direttivo.

Il CONSIGLIO DIRETTIVO

L’ente del terzo settore è amministrato dal Consiglio Direttivo (o Organo di Amministrazione), composto da membri designati fra tutti gli associati aventi diritto al voto. Le riunioni del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente ed in sua assenza da un membro del Consiglio Direttivo.

Le sedute sono valide quando sia presente la maggioranza dei componenti e le deliberazioni sono prese a maggioranza semplice dei presenti.

Sono compiti del Consiglio Direttivo:

• prevedere i criteri di ammissione dei nuovi soci e accogliere o respingere le domande di ammissione dei Soci;
• adottare provvedimenti disciplinari;
• compilare il rendiconto contabile annuale e la relazione annuale al rendiconto contabile;
• eleggere al proprio interno il presidente,  il vicepresidente, il segretario e il tesoriere;
• curare gli affari di ordine amministrativo; assumere personale dipendente; stipulare contratti di lavoro, conferire mandati di consulenza;
• approvare il programma dell’Associazione;
• fissare il regolamento per il funzionamento e l’organizzazione interna dell’Associazione;
• aprire rapporti con gli Istituti di credito; curare la parte finanziaria dell’Associazione, sottoscrivere contratti per mutui e finanziamenti e quant’altro necessario per il buon funzionamento dell’Associazione.
• ratificare o modificare i provvedimenti adottati dal presidente per motivi di necessità ed urgenza.
• determinare e deliberare i rimborsi delle spese a responsabili e organizzatori dell'attività dell'associazione e per coloro che svolgono le attività amministrative, dirigenziali  e di segreteria.

Della riunione e delle votazione si dovrà dare atto tramite un verbale, firmato dai consiglieri presenti.

IL RENDICONTO PER CASSA DELL’ETS

Gli enti del terzo settore possono adempiere a quest’obbligo tramite la redazione di un rendiconto per cassa, adottando lo specifico schema (Mod. D) previsto da un Decreto Ministeriale (D.M. 5 marzo 2020, n. 39). Questo è possibile per gli enti senza personalità giuridica con ricavi, rendite, proventi od entrate annuali non superiori a 300.000 euro (trecentomila). Si rileva in tal caso che per la determinazione delle soglie di ricavi e proventi, la normativa prevede di seguire il principio di cassa.

Da notare che il modello di rendiconto per cassa individuato dal decreto ministeriale, è da intendersi come uno schema fisso, cioè da adottare obbligatoriamente. È comunque possibile, senza eliminare o modificare le voci principali di entrate e di uscita, suddividerle o dettagliarle.

Il rendiconto per cassa si concretizza in una serie ordinata di valori, divisi in due colonne che corrispondono ai proventi (entrate) e agli oneri (uscite). Per prime saranno indicate le voci relative allo svolgimento dell’attività di interesse generale, cioè le attività previste dall’articolo 5 del codice del terzo settore. Quindi le quote associative e i proventi derivanti dall’attività a pagamento svolte con i soci, le donazioni, i contributi pubblici ecc....  In contrapposizione a questi proventi, si troveranno gli oneri sostenuti per svolgere tale attività, come le spese di locazione, le spese per le utenze, di cancelleria, per l’acquisto di beni strumentali ecc…….

Successivamente, nel rendiconto per cassa dovranno essere inserite le entrare e le uscite relative all’ eventuale svolgimento delle attività diverse, cioè le attività previste dall’articolo 6 del codice del terzo settore, comunque secondarie e strumentali alle attività di interesse generale.

Infine, dovranno essere inserite le entrare e le uscite relative alle eventuali attività di raccolta fondi abituali ed attività finanziaria o patrimoniale.

Riguardo i termini di approvazione del rendiconto, valgono le disposizioni dello statuto. In ogni caso, l’approvazione dovrebbe avvenire entro i 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (cioè dalla fine dell’anno). Il rendiconto dovrà  essere depositato entro il 30 giugno di ogni anno al RUNTS, tramite il portale internet di riferimento.

CONTABILITA’ DEGLI ETS

Gli enti del terzo settore che per l’attività complessivamente svolta, non abbiano conseguito in un anno ricavi, rendite, proventi o entrate di ammontare superiore a 300.000 euro (trecentomila) potranno tenere, al posto delle scritture contabili e del bilancio, il semplice rendiconto per cassa, adottando lo specifico schema (Mod. D) previsto da un Decreto Ministeriale (D.M. 5 marzo 2020, n. 39).

E’ comunque doverosa, riguardo l’attività non commerciale, la tenuta di una prima nota cassa dove andranno annotate tutte le entrate e le uscite. In tal caso basteranno le singole entrate e uscite con la data l’importo e la causale. Inoltre, i responsabili dell’associazione dovranno conservare gli scontrini e le fatture fiscali relativi agli acquisti e le ricevute relative ai corrispettivi incassati dai soci o dai donatori.

Diversamente, nel caso in cui l’ETS svolga anche attività diversa da quella di interesse generale prevista dall’articolo 5 del Codice del Terzo Settore, questa è considerata di tipo commerciale, e quindi sarà necessaria una P Iva e la tenuta della relativa contabilità.

Ricordiamo che il software per associazioni Assimplo permette di gestire facilmente ed in modo economico le iscrizioni, l’amministrazione, la contabilità e le comunicazioni di un qualsiasi ente associativo.